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表で1000行数字を入れる…あるいは昇順で数字の列を作るにはどうする〜エクセル/WindowsとNumbers/Macで数字を大量入力するオートフィル機能を試した
最近はパワーポイントを知らなかったキー局のニュースキャスターを馬鹿にするのがトレンドらしい。
小保方会見での
「パワーポイントを使ってまとめられた画像データなので安心して使ってしまい…」
というほぼ意味不明の釈明もすごいが、これを受けた古館の
「パワーポイントってよく知りませんがわかる人にはわかるらしいです」
というコメントにも驚かされた。
そこばっかりが気になって小保方会見の内容はほとんど頭に残っていないのだが、でも古館を馬鹿にするのは程々にした方が良い。
マスコミの、ましてや局アナ出身の古館の経歴を考えたら、局員アナウンサーが仕事でパワーポイントを使うことなんてまずないし見たこともないと思うので、古館がパワーポイントを知らないのは別に不思議ではないと思う。
かくいう私も事務仕事をほとんどしたことがないので、Excel を使いこなせない。
就活とかでハローワークなどに行けば
「パソコンは使えるか?」
と質問されるが、あの質問の意味は
「Word 、Excel は使いこなせるか?」
ということなので、私などが答えるとしたら
「あの〜私パソコン使えるのかどうかよくわかりません、Excel あまり自信ありません」
と答えてスキルシートに
「パソコンは得意ではない/Excel使えない」
と書かれてしまう。
(これは実話であるwww)
前の職場にもExcelマニアみたいな人がいて何でもかんでもExcelで作っていて、シフト表とか出金精算届けとか自分で作るのはまだいいにしても、ちょっとしたメモ書きや回覧文書までExcelで作って添付ファイルで送りつけてくるのでいい加減にしてほしいと思っていた。
かくいう私はずっと現場仕事だったし、今も現場仕事でどちらかというと専用機のお守りをしているのでExcelのお世話になるようなこともそんなになかった。
ところが先日こういうことがあった。
ある専用機が管理するビデオクリップのステータスがおかしいことが判明。
このソフトを修正するためにステータスファイルを取り出して書き換えをしろということになった。
ファイルはCSVファイルだから、Excel で開くことができる。
開くことはできるのだが、修正しなければいけないデータはカラムの5番目にあって、約4000行もある。
4000個の升目を一個ずつ選択して所定のステータスの数字を一個ずつコピペしていたら…半日仕事じゃないか!
ここで「そこは天下のマイクロソフトさんだ、なにか簡単な方法があるに違いない‥」 と調べてみた。
するとやっぱりあった。
それはマイクロソフトさん自身のホームページで解説されていた。
面倒なデータもカンタン入力! ショートカット キーのワザ - すぐに使えるエクセル入力テク「10 ワザ」 達人編|Microsoft atLife TIPS アーカイブ
このようなワークシートの5列目のカラムにだけ1というステータスを入力したい
10行程度ならコピペでも問題ないが4000行とか40000行とかいわれたらさすがにつらい
そういう場合は最初の枠を選択してShiftキーを押しながら下にドラッグして
入力したいカラムを4000行分全部選択する
次に入力したいデータを打つ
0/1で入力するソフトウエアのステータスをとりあえず
4000行全部1にしたいとかの場合まずこれ
そしてControl+Enterキー を叩くと選択されている範囲全てのセルにこのデータが入力される
これなら4000行でも40000行でも大丈夫
時間にして十数秒の作業だ
ということで半日はかかるかと思われたステータス書き換え作業は、実時間十数秒、ググってる時間を足しても数分で完了した。
さすがはExcel !
事務屋さんがネ申ソフトと礼賛するだけのことはある。
いや、事務屋さんから見たら
「何を今更、そんな初歩的なことで感心してるの?」
といわれるかもしれないが、私には新鮮だった。
と、ここでMacではどうなるのか…ということが知りたくなった。
WindowsではOffice2007 がまだ使えるからそれで問題ないのだが、Macの方はMavericksになってOffice X が使えなくなってしまったので、最近ではもっぱらiWorks を使っている。
そんな腐ったミルクを最近まで使っていたのかとまた驚かれそうだが、それはともかく同じことがMacのNumbers でもできるのかが気になった。
そして調べてみたところやっぱりできることがわかった。
MacのNumbers の入力法はさらに簡単だった
簡単すぎて最初はマニュアルに書いてある意味がよく呑み込めなかったくらいだ
要するにまず最初のセルに入力したい数字を入れる
そしてセルの下辺の中央に黄色い丸がマウスオーバーすると現れるのでそれを下にドラッグする
4000行入力したい場合は4000行分ダラダラーっとドラッグすればでき上がる
日付を入力したい場合は最初のセル一つに日付を入れるだけで良い
また黄色い丸を掴んでドラッグすればカレンダー表ができ上がるのが超便利
数字を昇順で並べて入力したい場合は二升のセルにいくつ違いで数字を変えたいかの例を入れる
単純に昇順なら1、2あるいは190600、190601というように1つ違いの数字を入力
そしてまた黄色丸をドラッグすると後はその法則通りに数字がずらっと並ぶ
これなんか通し番号を打つのにめちゃくちゃ便利
数字は2つ飛ばし、5つ飛ばし、10の桁だけ増えるとか
好きなように並べられるしこのように減っていくという並びも可能
日付も04/12みたいな表記だけでなく4月12日のような日本語も可能
だがそれ以外の日本語は認識しないらしく例えば1番の次は2番とはならなかった
また単純な昇順ではなく素数の二乗とか2をかけ続けるbit数とかの法則は認識しない
その場合選択した範囲の順番で数字を繰り返すような入力になる
この方法で関数をずらっとセルに並べることができるのもExcel と同じ
Excel 大好きヲジさんたちが夢中になってやっているセル結合もできる
表メニュー からセル結合 という簡単さ
赤囲みのようにセルが一つに統合される
そのセルの中の文字レイアウトを中央揃えにするのは
フォーマットメニュー からテキスト で中央揃え を選択
Excel でいうところの「ウインドウ枠の固定」 もできる
表メニュー からヘッダ行で固定したい行数を決めてヘッダ行をフリーズ、
ヘッダ列 も列数を決めてヘッダ列をフリーズ で固定できる
フッダで表の下のクレジット、注釈を書くスペースも作れる
こうして長大な表をスクロールしてもそれぞれの数字の行、列タイトルは
固定されて表はその下に潜り込むように表示される
見た目にこだわるApple製品だから表のテンプレートもきれいだし、
罫線無し、塗りつぶしなどのレイアウトメニューも豊富に用意されている
このMacのNumbers で作ったいかにもお仕事用のスプレッドシートをExcelファイルとして書き出してみる
他にCSV、PDF書き出しなどが可能
一応簡単なパスワードのロックもかけられる
こうしてでき上がったファイルをWindowsのOffice2007のExcel に渡してみた
上記スプレッドシートのレイアウトは全て引き継げたのでここまでは十分お仕事用として実用的だと思う
実はパワポでプレゼンとかExcelでスプレッドシートとかそういう仕事をあまりしたことがないので、こういうテクニックを駆使していかにもビジネスマン風の書類を作ることには憧れも少しある。
こうして作ったスプレッドシートをもとにグラフをばんばん作って、そのグラフを沢山パワポに埋め込んで、データを沢山沢山プロジェクターに早送りで表示して偉いさんを煙に巻く…
これができてこそ本当の一人前の社会人なのである。
今日はその第一歩に少し近づいたw
(ウソです、新社会人の皆さんは真に受けないようにw)
2014年4月12日